Создание адресных меток с помощью Microsoft Word

вы бы сделать слияние в MS Word из Outlook.

полные инструкции можно найти здесь

Outlook представляет ряд проблем печати, которые пользователи могут найти трудно решить. Например, распечатки настраиваемых форм не похожи на то, что вы видите на экране: поля отображаются в заданном порядке, который вы не можете изменить, и любые настраиваемые поля перечислены в конце в алфавитном порядке. Лучшее пользовательское решение для печати форм найти-это запрограммировать форму Outlook для отправки ее данных в поля в шаблоне Microsoft Word.

дилеммы печати Outlook не ограничиваются настраиваемыми формами. Когда люди, накопившие много строк заметок в отдельных элементах контакта, пытаются напечатать несколько контактов из представления "адресные карточки", они обнаруживают, что Outlook усекает эти заметки. Проблема в том, что печать из любой папки строго зависит от того, что вы видите, что вы получаете. Вид папки не показывают полную текст заметки или поля сообщения может содержать не более 250 символов, поэтому нельзя использовать представление папок для печати этих заметок целиком.

решение встроенный в Outlook-использовать памятки стиль печать для индивидуальных контактов. Этот метод не создает аккуратный список, который выглядит как представление адресных карточек, но диалоговое окно печати отображает параметр" начать каждый элемент на новой странице", который можно оставить невыбранным, чтобы сохранить немного бумаги. Правила Outlook определить, какие поля печатаются как правило, все те, в которых вы ввели данные.

когда вам нужна компактная распечатка всего нескольких ключевых полей плюс ваши заметки из папки "контакты", решение-так же, как и с пользовательскими формами-использовать Word. Однако, в отличие от решения пользовательских форм, вам не нужно писать какой-либо программный код. Вместо этого можно использовать интеграцию Outlook с функцией слияния Word. Для работы этого метода необходим Outlook 2002 или Outlook 2000.

трюк, чтобы начать слияние с Outlook, не слово. Убедитесь, что в представлении папки "контакты" отображаются поля, которые требуется напечатать, в нужном порядке. Затем выберите сервис, слияние Почты. В разделе " поля для объединения "выберите" поля контакта в текущем представлении."В разделе" Тип документа " выберите каталог. Нажмите кнопку ОК, чтобы запустить Word и запустить процесс слияния.

после запуска Word, используйте кнопку Вставить поля слияния на панели инструментов, чтобы добавить заполнитель для каждого Поле контакт в документе слияния. (В Outlook 2002 эта кнопка находится слева от кнопки вставить поле слова.) Вы можете отформатировать документ слияния любым удобным вам способом и при необходимости вставить дополнительный текст. Например, можно выделить поле FullName полужирным шрифтом или затенением или предварить другие поля слияния метками "электронная почта:" и " примечания:", чтобы дублировать внешний вид представления адресных карточек.

Не забудьте включить одну или две пустые строки после всех полей слияния, чтобы обеспечить разделение между записями. Если требуется, чтобы распечатка дублировала многоколоночный вид представления "адресные карточки", выберите Формат, столбцы, чтобы выбрать количество столбцов. Для переключения страницы с книжной на альбомную ориентацию можно использовать Файл, Параметры страницы, если планируется отображать более двух столбцов.

после завершения редактирования документа слияния нажмите кнопку объединить в новый документ и выберите слияние от 1 до 10 в качестве теста. Изучите полученный результат документ, затем вернитесь к документу слияния, внесите необходимые изменения и повторите тестирование. Когда вы будете удовлетворены, нажмите кнопку объединить с новым документом еще раз и выберите Все. В зависимости от количества контактов и сложности макета для выполнения слияния Word может потребоваться несколько секунд или несколько минут. После завершения слияния Word можно выполнить дополнительное форматирование и очистку перед распечаткой настроенного списка контактов.

одна вещь, которую вы потеряете с этот метод является любое форматирование в разделе Заметки (печать в стиле памятки Outlook сохраняет это форматирование). Я думаю, что эта потеря-небольшая цена за гораздо больший контроль, который вы получаете над макетом.