Как без чека на проживание закрыть командировку?

Расходы, понесенные на отправку работника в командировку, по закону берет на себя работодатель. Но делает это строго после предъявления отчетной документации. Если чека за проживание в гостиничном номере у сотрудника у сотрудника не имеется, провести операцию по возврату средств невозможно.

Командированный специалист может запросить копии счета в отеле или отчетные документы за проживание купить в специализированной компании, где будут предложены доступные цены и сжатые сроки, а также гарантирована полная безопасность.

Как поступить, если чек в гостинице не выдали, или он был утерян?

Первым делом нужно обратиться в гостиницу и запросить дубликат документа, он обязательно будет храниться в базе данных. Если вернуться невозможно, или во взаимодействии с персоналом возникли трудности, можно воспользоваться услугами сервиса, который специализируется на восстановлении чеков. Но выбирать контору нужно вдумчиво, поскольку некоторые фирмы действуют в противоречии с нормами законодательства. В итоге работник рискует не только лишиться компенсации, но также может столкнуться с увольнением по статье.

Варианты подтверждения проживания в гостиницы

Расходы, связанные с наймом помещения жилого назначения, могут быть подтверждены исключительно счетами без кассовых чеков. Главное, чтобы документация была составлена в соответствии с требованиями Положения, то есть представляла собой бланк строгой отчетности. Если такая возможность отсутствует, вся сумма компенсации подлежит начислению страховых взносов, НДФЛ.

На практике есть несколько требований, предъявляемых к бланкам строгой отчетности:

• изготовление с использованием типографского способа;
• применение автоматизированных систем;
• включение перечня обязательных реквизитов.

Если нет ни чека, ни счета, на компенсацию начисляются взносы, связанные с пенсионным страхованием. Говоря о сборах по страхованию от несчастных случаев, с ними складывается иная ситуация. Они освобождаются от расходов в пределах нормативов, которые регламентируются законом. В любом случае порядки и размеры определяются локальными нормативами. При отсутствии документального подтверждения лимиты таковы:

• 700 рублей в сутки, если командировка на территории России;
• 2500 рублей в сутки, если она организуется за ее пределами.

В любом случае, если ККТ в гостинице не используется, требуется оформление БСО. При этом в наименовании документа могут содержаться такие слова, как ваучер, квитанция, счет, чек. Если по какой-либо причине гостиница не выдала чек, суд не примет этот факт как препятствие для учета расходов. Однако такое действие считается нарушением, за которое отвечает отель.

Какой вывод?

Таким образом, если гостиница не выдала чек, это явное нарушение законодательства. Если документ клиенту был предоставлен, но тот его потерял, это не повод для отказа работодателя компенсировать расходы. Однако в таком случае работнику придется вернуться в гостиницу и запросить чек или оформить бланк строгой отчетности.

Налоговые и страховые взносы на понесенные расходы назначаются лишь в том случае, если они превышают нормы, установленные законодательством. При командировке на территории Российской Федерации суточный лимит составляет 700 рублей, а за рубежом – 2500 рублей. На практике чаще всего эти лимиты превышаются, особенно, если вести речь о частных предприятиях с хорошей репутацией, по этой причине они и наемные работники вынуждены нести дополнительные расходы.