Где хранить архив документов организации?

В каждой компании, независимо от того, крупное это предприятие или небольшая фирма, должен быть архив документов. В идеале нужно начинать заниматься его формированием с первого дня работы организации. Но на практике многие приступают к этому процессу позднее, когда ориентироваться в бумагах становится сложно.

Один из важных вопросов, на который нужно ответить любому руководителю: где хранить архив? Есть несколько вариантов, и мы расскажем о них в этой статье.

Отдельное помещение в вашем офисе

Один из самых распространенных, но не самых простых способов — хранение архива прямо в офисе. Для этого выделяют отдельное помещение, которое особым образом готовят, а затем размещают там содержимое архива.

Преимущества такого метода:

• это бесплатно;
• архив всегда под рукой.

Недостатки хранения архива в офисе:

• скрытые траты — аренда дополнительных площадей, и коммунальные платежи, расходы на подготовку помещения;
• не каждая комната подойдет для размещения архива — в идеале это должны быть помещения без окон, без серьезных коммуникаций и т.д.;
• необходимость проводить работы по оборудованию помещения;
• невысокая надежность такого архива — он может пострадать от различных негативных факторов, начиная от пожаров и коммунальных аварий, заканчивая кражами и утратой бумаг внутри офиса.

Внеофисное хранение

Второй вариант — внеофисное хранение бумаг в профессиональных архивохранилищах (специально созданных и профессионально оборудованных помещениях).

Преимущества такого метода:

• абсолютная безопасность документов от любых видов угроз — огонь, злоумышленники, потери, физический износ, затопление, грызуны, насекомые, плесень и т.д.;
• идеальный порядок, так как архивную обработку проводят профессионалы;
• наличие свободного места в офисе — то есть экономия денег на аренде или более свободная рассадка персонала;
• полная беззаботность заказчика — все работы берут на себя сотрудники хранилища;
• возможность в любой момент поработать с бумагами или заказать доставку оригиналов или копий.

Единственный недостаток такого способа — то, что это платная услуга, но стоит она, как правило, немного.

Естественно, у руководителей возникает вопрос, где заказать архивное хранение документов? Чаще всего, такие услуги оказывают компании, профессионально занимающиеся архивной деятельностью. Например, прекрасное хранилище есть у петербургской компании «Первый Городской Архив». Оно находится неподалеку от станции метро «Площадь Ленина», близко от центра города. До места удобно добираться как на автомобиле, так и на общественном транспорте.